|
Kỹ thuật soạn thảo công văn
Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
- Viện dẫn vấn đề
- Giải quyết vấn đề
- Kết luận vấn đề
Dưới đây là cách thức soạn thảo từng phần.
Cách viết phần viện dẫn vấn đề:
Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.
Ví dụ: "… Năm học …… sắp kết thúc. Trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng làm tổng kết theo các nội dung sau …"
Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:
Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:
- Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết.
- Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.
Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc:
+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác.
+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.
Cách viết phần kết thúc công văn:
Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).
Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp. Công văn không bao giờ là tiếng nói riêng của cá nhân, kể cả người thủ trưởng hoặc người trực tiếp soạn thảo công văn, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.
(Theo Cẩm Nang Thư Ký). |
| Bạn đọc bình luận: |
Bài này hay thiệt!(  30/09/2008  anh yeu em ) |
Bài này giúp nhiều cho tôi, cám ơn nhiều nhe.( 03/12/2008 hongphamthanh ) |
Rất cảm ơn những bài viết của bạn, tôi rất mong sẽ có nhiều bài hay hơn nữa!( 09/12/2008 thai hung ) |
Mình đang làm việc cho một doanh nghiệp và hay viết các loại công văn lắm. Bài viết đã cho mình thêm nhiều kinh nghiệm quý giá. Cảm ơn tác giả rất nhiều.( 14/01/2009 NGUYỄN VĂN HANH ) |
Diễn đàn đã cung cấp nhiều nội dung thiết thực cho công việc chúng tôi đang làm, tôi xin chân thành cảm ơn các các tác giả đã gửi bài trên mạng để chia xẻ kiến thức. Trong thực tế công tác quản lý hành chính Nhà nước, trong quá trình công tác còn phát sinh nhiều văn bản khác không có trong sách vở mà chủ yếu là học theo mẫu của những người đi trước. Ví dụ Đơn vị của tôi thuê đơn vị tư vấn lập Dự án, sau khi được Bộ thẩm định, đơn vị tôi Trình UBND tỉnh phê duyệt để thực hiện. Tôi muốn tham mưu UBND tỉnh thành lập một Ban quản lý Dự án (vì đây là Dự án tiền tỷ) và xây dựng Kế hoạch chi tiết để quản lý Dự án cho tốt và có hiệu quả. Tôi muốn tìm hiểu thêm về cách thức để tham mưu thành lập Ban QLDA cũng như phương pháp xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện, quản lý dự án cho tốt. Có tác giả nào có kinh nghiệm hoặc tài liệu xin gúp chúng tôi. Tôi xin chân thành cảm ơn trước.( 21/01/2009 thành ) |
| Gởi bài bình luận của bạn |
|
|
|
