Trang chủ Diễn đàn Hướng dẫn Tìm kiếm Bản đồ
Kỹ năng sống
- Gia đình
- Học đường
- Công sở
- Sức khỏe
- Thường thức cuộc sống


Sắp xếp theo Tựa
A B C D E G H
I K L M N O P
Q R S T U V X
Y Z


Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản

Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào.



Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph).

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ... Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.

Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.


Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.


Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các "qui tắc" của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ.

1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.
Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.


3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai:
Hôm nay , trời nóng quá chừng!
Hôm nay,trời nóng quá chừng!
Hôm nay ,trời nóng quá chừng!

Đúng:
Hôm nay, trời nóng quá chừng!


4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

Ví dụ:

Sai:
Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.



Chú ý

1. Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.

2. Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.


Gõ văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.

Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học 'gõ chính tả' mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.


(Theo Theo School@net)

Bạn đọc bình luận:
Là một sinh viên năm 3, chưa từng qua một khoá học căn bản nào về tin học văn phòng, tôi rất mừng khi được đọc bài viết này. Tôi tin nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính sẽ giúp tôi tránh được rất nhiều sai sót trong việc soạn thảo. Xin chân thành cảm ơn tác giả.
( 12/07/2006   Pino )
Cám ơn tác giả đã nói lên những nguyên tắc mà mọi người thường hay gặp phải khi đánh một văn bản, các bạn nên có nhiều ý kiến để việc đánh văn bản không còn là quá khó đối với mọi người khi ngồi trước máy vi tính.
( 12/07/2006   Kim Hien )
Cháu xin thay mặt mọi người cảm ơn Làng Xì Trum đã tạo điều kiện để mọi người hiểu hơn về cách soạn văn bản!
( 13/07/2006   nguyễn lê thy trang )
Là người làm ở cơ quan nhà nước, tôi rất khó chịu với việc trình bày văn bản sai nguyên tắc đã được quy định như dùng dấu hoa thị để gạch dưới tiêu đề CHXHCN Việt Nam, rồi phông chữ kích thước cũng loạn cả lên. Vì thế, tôi đề xuất Làng Xitrum có thể nói rõ để mọi người cùng thực hiện nhé!
( 31/07/2006   nguen phuong nam )
Cám ơn bài viết của ban. Những vấn đề mà bài viết trên nêu ra, tôi đã thực hiện thường ngày như thư. Nhưng nhiều khi sửa lỗi soạn thảo hộ các bạn đồng nghiệp, giải thích những vấn đề trên chỉ bằng kinh nghiệm chứ không có sách nào dạy.
Tôi có kiến nghị là các bạn cung cấp cho chúng tôi cách trang trí văn bản như: phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, khoảng cách của các tiêu mục trong văn bản.
Xin chân thành cảm ơn.
Phương Văn - Lào Cai.
( 28/09/2006   Nguyễn Phương Văn )
Từ trước tới nay tui có có một khái niệm nào về những cái về văn bản như thế này. Có thể tui không quan tâm, hoặc có lẽ tui đã học ở đâu đó nhưng rồi tui lại quên. Có lẽ là như vậy, tui ko học những gì để khi đi làm mà xài tới văn bản. Cả khi lên net cũng vậy, tui cũng hờ hững và coi như chả có gì. Nhưng tui đã lầm, ngày qua ngày, cứ mỗi khi viết một bài gì trên đây tui cũng đều có cảm giác gì đó kì kì, khác khác mà có thể gọi là sự khó chịu. Ờ, tui còn khó chịu thì sao người khác không khó chịu cho được.

Cũng may, do một lần nọ đã có một kẻ trong Làng nhắc nhở tui về điều này và mọi thắc mắc trong tui được gỡ ra. Cũng xin cám ơn...
( 06/10/2006   bisac )
Tôi cung như các bạn đọc đều có chung một cảm nhận như trên. Tù bản thân tôi nhận thấy vấn đề soạn thảo một văn bảo sao cho có trình tự, tù trước tới giờ tôi ít khi quan tâm. Nhung khi ra trường và đi làm cho cơ quan nhà nước thì mớinhận ra rằng việc soạn thảo một văn bản có trình tự về cả mặt nội dung lẫn hình thức trình bày thật quan trọng. Sau khi đọc bài viết này tôi đã hiểu ra rất nhiều và mong răng các bạn khac sau khi đọc bài viết này sẽ có được cảm nhận như tôi. Xin cảm ơn nhóm tác giả đã viết bài này!
( 06/08/2007   phamngocthanh )
Bài viết của tác giả đã cung câp cho tôi một sô quy tắc soạn thảo văn bản, mặc dù tôi đã được học rồi, nhưng đây là vấn đề tưởng là đơn giản nhưng mọi người rất hay nhầm lẫn và hay quên. Xin chân thành cảm ơn
( 07/10/2007   Nguyễn Hữu Đại )
Rất cảm ơn Làng Xì trum đã cho tôi nhung thông tin rất h­uu ích!

Thank you! :-)
( 21/02/2008   chung_anh )
Trong một văn bản cần chèn công thức toán học mà tôi chưa biết thao tác như thế nào? Bạn hãy giúp tôi
( 07/03/2008   Tuan )
Tôi cũng hkông biết nói gì hơn! Xin Cám ơn tác giả rất nhiều. Mong là tác giả sẽ có thêm nhiều bài viết hay như vậy.
Thân chào!
( 02/05/2008   Bảo )
Mặc dù là sinh viên Quản trị văn phòng nhưng đọc những thông tin trên tôi thấy thật hữu ích và hay. Mong rằng ngày càng có nhiều đóng góp hơn. Thanks...
( 04/12/2008   beebee )
Gởi bài bình luận của bạn

Xem tiếp:
Khái niệm soạn thảo văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản
Bảo vệ nội dung file văn bản
Trại và một số hình thức trại
Các bước chuẩn bị cho một cuộc trại
Tổ chức một chương trình sinh hoạt trại
Những điều cần biết về lều trại
Chuẩn bị thực phẩm cho một cuộc trại
Chuẩn bị bếp trại
Nấu nướng khi ở trại
Lửa trại và hình thức lửa trại
Tổ chức một buổi lửa trại
Báo trại
Những thói quen có ích cho việc học tập hiệu quả
Học cách học

Soạn thảo văn bản
Kỹ thuật soạn thảo công văn
Phương pháp soạn thảo một số loại công văn thông dụng
Kỹ năng viết tờ trình
Cách viết thông báo
Cách viết biên bản
Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản
Khái niệm soạn thảo văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản
Bảo vệ nội dung file văn bản
Những yêu cầu khi soạn thảo một bản báo cáo
Phương pháp viết một bản báo cáo
Công văn là gì?

Bản quyền của Xitrum, 2002 - 2006 Thiet ke web